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GESTIÓN DE COMPRAS

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Gestión de compras

Una buena gestión de compras y pedidos te permitirá evitar que falten materias primas u otros suministros, así como tener un sobre stock o mermas y mantener las cantidades justas para que el capital sea rembolsado lo antes posible.

Para ello tendrás que tener buenas relaciones de comunicación con los demás departamentos, tus empleados serán los más familiarizados con el uso de los insumos.

1- Crea una lista de pedidos con un stock mínimo y máximo.

Tu stock se verá afectado proporcionalmente a la demanda; si el pedido llega para el fin de semana o entre semana, día festivo, días bajos, temporada alta o baja, etc.
Unidad mínima: días de poca concurrencia, por ejemplo entre semana.
Unidad máxima: días de alta concurrencia como días festivos y fines de semana.

2- Solicita lo justo antes de la próxima entrega.

Toma en cuenta el tiempo de almacén de productos perecederos y la capacidad del almacén.
Deberás tener en almacén sólo los productos necesarios para el consumo próximo.

3- Lleva a cabo un seguimiento de todos los pedidos.

Es más fácil cuando sólo una persona lleva a cabo este proceso y control, aun así la comunicación entre los empleados es muy importante, deberán reportar cualquier faltante, sobre stock o producto no llegado.
Entrega una copia del pedido a la persona que recibirá la mercancía.

Ejemplo de stock de insumos para la elaboración de los platillos del menú Mr Wings

Este formato de gestión de compras lo podrás descargar aquí, llena tu stock mínimo y máximo según sea tu demanda, llena la lista de la siguiente manera: cuenta o pesa cada producto que tienes en almacén antes de hacer tus pedidos y en donde dice cantidad pon sólo lo que falta para completar la cantidad mínima o máxima según sea el caso.

Ejemplo: si el mínimo de alitas que debo de tener son 5kg diario de lunes a miércoles y el máximo es de 10kg (para jueves viernes sábados y domingos) y mi pedido, que hago diario, llega en fin de semana, peso las alitas que me quedan, si aún tengo 2kg de alitas sólo pido 8kg para completar los 10kg que debo tener como máximo.

Ejemplo de formato de días de pedido de diferentes proveedores

Este tipo de formatos te ayudarán a tener más control y organización en tus pedidos, todas tus dudas de pedidos y entregas tienen que ser aclaradas por tu proveedor antes de llegar a un acuerdo.

Recepción de mercancía

Para dar seguimiento al pedido debe haber un encargado de la recepción de la mercancía, éste deberá contar con copia del pedido y firmado por la persona que lo emitió.

Cuando el producto llega a las instalaciones deberá establecer los siguientes controles:

Rechazar aquellas materias primas que:

Presenten alteraciones o cualquier otra diferencia de higiene tanto del alimento como del envase, incluyendo latas abolladas.

Rebasen la fecha de consumo indicada.

O las medidas de calidad que definan en su empresa.

Verificar unidades y pesos, acorde al pedido.
Control de temperaturas. Estar al tanto de qué productos deben llegar en estado de congelación y cuales a temperatura fría.

En caso de alguna diferencia es importante saber a quién reportarlo.

Una vez recibido todo el producto y estar de acuerdo con éste, el encargado debe firmar el albarán o documento destinado y hacer saber su conformidad.

Una vez finalizado el proceso se deberá repartir la materia prima a su debido almacenamiento empezando por los productos que necesiten de congelación o ser refrigerados.

Si después del proceso de recepción de mercancías, te percatas de un imperfecto en algún producto es importante tomar foto y reportarlo inmediatamente al proveedor, por lo que se debe tener siempre una excelente relación y comunicación sana.

Espero este blog de gestión de compras te haya sido de utilidad, te invito a leer mi siguiente blog donde encontrarás un formato de orden de compra.